Guida Access

1 Introduzione
Il concetto di "archivio" è ben noto: si tratta di un contenitore di informazioni raggruppate secondo un criterio specifico, ad esempio l'ordine alfabetico, che ne permetta il recupero, l'aggiornamento, l'inserimento e l'eliminazione nel modo più efficiente possibile.

Nelle biblioteche, fino a non molto tempo fa, per cercare un certo libro si utilizzava lo schedario; se si conosceva il nome dell'autore si poteva usufruire delle schede che suddividevano i nomi degli autori in ordine alfabetico. Una volta trovato il libro bastava appuntare su un foglio il codice della collocazione. La stessa cosa valeva per l'argomento: se si volevano trovare testi che parlassero ad esempio di informatica, si cercava la parola "informatica" o "computer" nell'apposito schedario.

I problemi arrivavano quando non si aveva un'idea precisa del tema del libro o si ricordava solo una parte del nome dell'autore: cercare un determinato volume, riguardante la progettazione delle basi di dati scritto da D. Tsichritzis e F. Lochovsky, non era proprio agevole.

Oggi è tutto molto più semplice; grazie al computer si eseguono tutte le ricerche possibili in modo facile e veloce anche se non si ricordano bene il titolo o l'autore. È altrettanto noto che questo è possibile grazie ai sistemi di gestione di basi di dati (DBMS), che ci permettono di manipolare le informazioni in modo rapido e sicuro.

Un DBMS (più comunemente "data base") quindi non solo ospita le informazioni (le schede dei vecchi archivi cartacei) ma anche tutta la logica necessaria per la loro gestione.

Nel corso della guida ci confronteremo con Microsoft Access, un data base semplice ma molto utile per piccole applicazioni, capace di accontentare tanto il neofita, che comincia a programmare da poco, quanto l'analista esperto.

Chi è alle prime armi è in grado di essere produttivo in poco tempo e di avere un'idea visuale della progettazione gestionale, grazie all'interfaccia grafica. Il programmatore esperto invece, può dedicarsi alla soluzione di problematiche complesse utilizzando i moduli in Visual Basic (VBA) e il linguaggio SQL.

Lo scopo della guida è fornire una panoramica pressoché completa delle funzionalità del software, che consentirà, a chi chi parte da zero, di sviluppare piccoli ma interessanti e realistici progetti e fornirà, a chi mastica un po' di programmazione, la possibilità di approfondire la propria conoscenza.


2 Entità e relazioni
La progettazione di un data base richiede la conoscenza di alcune nozioni di base sul concetto di modello entità/relazione, che è alla base dei database cosiddetti "relazionali".
Le entità

Le entità sono gli oggetti principali del data base. Un'entità rappresenta un gruppo omogeneo d'informazioni.

Supponiamo di voler progettare un data base per una biblioteca, possiamo individuare come entità il libro, che è l'oggetto preponderante.

Ma la biblioteca non è solo un magazzino di libri, nel modello dobbiamo inserire il concetto di biblioteca come "servizio" ed aggiungere l'entità "utente".

Tornando al libro, riflettiamo sul fatto che il libro è scritto da uno o più autori, è pubblicato da una casa editrice e appartiene ad un genere; quindi sono nate altre entità autore, casa editrice e genere.

Frequentando una biblioteca o chiacchierando con qualcuno che ci lavora sicuramente ci accorgiamo che di entità ce ne sono molte di più, ma per acquisire familiarità con le basi di dati, possiamo accontentarci di un modello di biblioteca in miniatura.

Vediamo ora in cosa consiste un'entità; partendo dall'esempio del libro: per descrivere un libro abbiamo bisogno di un titolo, di un autore, di un genere, di una casa editrice, di una data di pubblicazione, etc. Tutte queste informazioni che costituiscono l'entità libro, si chiamano attributi.
Le relazioni

Le entità non sono oggetti a se stanti ma sono in relazione tra loro. Ad esempio i libri sono legati ai generi; ogni libro appartiene ad un genere ed esistono molti liberi diversi dello stesso genere. Un libro è scritto da uno o più autori ed ogni autore può scrivere più libri.


Figura 1. Modello entità/relazione

I libri sono presi in prestito dagli utenti; un utente può prendere in prestito uno o più libri e un libro può essere preso in prestito solo da un utente per volta.

Modellare un data base può non essere semplice, bisogna scegliere bene quali elementi sono entità, quali attributi e quali relazioni.


3 Dal modello al data base
Dopo aver introdotto il concetto di entità, scendiamo nel dettaglio della realizzazione. Per rappresentare un'entità con Access utilizziamo una tabella. Ogni colonna corrisponde ad un attributo dell'entità, (detto anche campo) e ogni riga della tabella (detta anche record) rappresenta un'istanza dell'entità (un caso particolare)

Volendo rappresentare ad esempio l'entità persona, possiamo impostare una tabella che abbia come colonne gli attributi di una persona (nome, cognome, data di nascita, indirizzo). Ogni riga (o record) corrisponde ad una persona particolare.

Figura 1. Tabella "persona"


Gli attributi (o campi) rappresentano tipi diversi di informazione, ad esempio possiamo avere campi numerici o campi di testo, oppure campi per le date. In gergo informatico questa natura diversa dell'informazione si indica con la parola "tipo". Anche Access lavora con i tipi: il nome dell'autore è di tipo testo (o stringa: sequenza di caratteri alfanumerici), la data è di tipo "data", l'anno di pubblicazione può essere un tipo "numerico intero" e così via.


Figura 2. I tipi dei campi della tabella "persona"


È importante che i dati siano coerenti con i tipi corrispondenti, ad esempio, se nel campo data di nascita dell'autore inseriamo un numero come 01121980, commettiamo un errore di coerenza.

Lo schema della figura è quello che visualizziamo quando chiediamo di visualizzare la struttura della tabella. Nella visualizzazione della struttura possiamo impostare, visualizzare e modificare il tipo degli attributi; ad esempio nel campo nome inseriremo solamente delle stringhe di caratteri pertanto il tipo idoneo è il tipo testo; all'attributo data abbiamo assegnato il tipo data. Approfondiremo i tipi più avanti nella guida.


4 Chiavi primarie e chiavi esterne
Se consideriamo un lungo elenco di persone, come l'elenco del telefono ad esempio, risulta plausibile trovare omonimie tra le persone, questo significa che alla coppia di informazioni nome, cognome corrisponde più di un record.

Risulta indispensabile allora realizzare un meccanismo che ci permetta di idenitificare in modo univoco i record, anche se hanno tutti i campi uguali tra loro.
La "chiave primaria"

La soluzione è quella di inserire nella tabella un nuovo campo che funzioni da chiave primaria; è il più importante tra tutti gli attributi e garantisce l'individuazione di un determinato record all'interno di una tabella.

Tipicamente si tratta di un numero intero che viene incrementato automaticamente da Access ogni volta che aggiungiamo un record.

Non è sempre indispensabile creare un campo a parte; a volte esiste già un campo che è univoco per natura (ad esempio il codice fiscale) oppure si riescono a raggruppare un gruppo di più campi che presi tutti assieme costituiscono un elemento univoco. Ma è molto più frequente, specie nelle piccole applicazioni, che la chiave primaria sia un campo numerico, spesso indicato come campo ID (identificatore).


Figura 3. Tabella con chiave primaria



La "chiave esterna"

Riportiamo il concetto di chiave primaria nel contesto della biblioteca: possiamo immaginare che ogni libro nella tabella dei libri sia riconoscibile univocamente dagli altri grazie al suo "ID". Sarà molto comodo poter indicare solo questo numeretto per raggiungere sicuramente un certo testo.

Abbiamo anche detto che le tabelle possono essere messe in relazione tra loro. Prendiamo ad esempio la relazione tra libro e autore:

Codice:



 Libro  ->  scritto da  ->  Autore



Supponiamo che un libro sia scritto da un autore e che un autore abbia scritto diversi libri. Secondo il discorse della chiave primaria la tabella Autore avrà un codice ID che identifica univocamente ogni autore. Quindi, per associare un libro ad un autore possiamo prevedere un campo, nella tabella Libro che contenga il codice dell'autore. Questo campo viene detto chiave esterna.

Possiamo pensare di effettuare lo stesso ragionamento anche per la relazione edito da con la casa editrice: il campo casa editrice nella tabella Libro è una chiave esterna e corrisponde ad un campo ID (chiave primaria) della tabella case editrici.

Figura 4. Tabella con chiavi esterne



Vantaggi pratici

Discorsi concettuali a parte il lavoro con le relazioni semplifica anche alcuni aspetti più pratici. Ad esempio possiamo essere certi che se inseriamo 100 libri della stessa casa editrice, scrivendo il nome 100 volte commetteremo qualche errore e comunque potremmo non scriverlo in modo identico e coerente ogni volta.

Se invece selezioniamo lo stesso nome da un elenco possiamo sbagliare editore me non avere lo stesso nome scritto male o in modo diverso. Questo garantisce miglior coerenza e semplicità di reperimento delle informazioni. Se, ad esempio cercassimo l'editore "Mondadori" il sistema non capirebbe che "Mondadori", "mondadori", "MONDADORI" e "Mondadorri" sono la stessa cosa.

Prendiamo anche ad esempio la modifica di un dato come l'indirizzo dell'editore. Ci convinciamo facilmente che è molto più semplice modificarlo una volta sola (mantenendo inalterato l'ID) che riscriverlo su centinaia di record dei libri.

Codice:

[b]QUESTO FILMATO E' UN EXTRA CHE VI OFFRO...[/b]